143. Nomenklatura texnikum funksiyalari va tarkibiy bo‘linmalari
o‘zgargan taqdirda, biroq besh yilda kamida bir marta qayta tuziladi va kelishib
olinadi.
Nomenklatura har yili tegishli tuzatishlar bilan qayta tuzilishi va
tasdiqlanishi mumkin.
144. Nomenklatura yetakchi mutaxassislar jalb qilingan holda Ichki nazorat
va arxiv bo’limi xodimlari bilan birgalikda tuzilib,
arxiv idorasi bilan
kelishilgandan so‘ng, direktor tomonidan tasdiqlanadi.
145. Texnikumda tegishli elektron tizimda yuritilgan hujjatlar, qoida
tariqasida, elektron nomenklatura shaklida yuritiladi, doimiy saqlanadigan va
ayrim toifadagi hujjatlar bundan mustasno.
Elektron nomenklaturadagi
hujjatlarning saqlanishi va ularni arxivga topshirish tartibi qonun hujjatlariga
muvofiq amalga oshiriladi.
146. Nomenklatura uch nusxada tuzilib, uning bir nusxasi Ichki nazorat va
arxiv bo’limida tegishli yig‘majildda saqlanadi, ikkinchisidan ish nusxasi sifatida
foydalaniladi, uchinchi nusxasi kelishib olingan arxiv idorasida qoladi.
147. Yechimi bir yildan ortiq muddatda hal bo‘ladigan masalalar yuzasidan
ishlar har yilgi nomenklaturaga kiritiladi. Nomenklaturaga kiritilgan har bir
yig‘majildga tarkibiy bo‘linma indeksi va tartib raqami qo‘yiladi.
148. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi quyidagi qoidalarga rioya
etilgan holda shakllantirilishi va yuritilishi zarur:
yig‘majildga ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli
barcha hujjatlarni birgalikda,
ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
yig‘majildda bir kalendar yilga oid hujjatlarni guruhlash (yildan-yilga
o‘tuvchi hujjatlar yig‘majildlari bundan mustasno);
yig‘majildlarda doimiy va vaqtinchalik saqlanadigan hujjatlarni alohida
guruhlash;
yig‘majildga qaytarilishi lozim bo‘lgan hujjatlar, ortiqcha nusxalar,
qo‘lyozmalarni joylamaslik;
yig‘majild jami 250 varaqdan oshmasligi kerak, agar undan ortsa, mazkur
yig‘majildning ikkinchi jildini yuritish.
Hujjatlar turlari bo‘yicha va ilovalar bilan xronologik tartibda guruhlanadi.
Qoida tariqasida elektron dasturda ro‘yxatga
olingan hujjatlar elektron
shaklda qattiq disklardla saqlanadi.
149. Hujjatlar kalendar yil davri bo‘yicha guruhlanadi va xronologik tartibda
ketma-ket turkumlanadi, javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylashtiriladi.
Hisobot yili tugagach, yig‘majildlarning har biri belgilangan tartibga
muvofiq holda tikiladi. Bunda yig‘majildlar muqovalanadi va ularning nomlari
yoziladi, varaqlariga tartib raqamlari beriladi hamda hujjatlarning ichki ro‘yxati
tuziladi.
150. Yig‘majild sahifalari qora (grafit) qalamda varaqning yuqori o‘ng
burchagiga tartib raqami bilan belgilanadi.
Varaq buklangan va o‘rtasidan tikilgan bo‘lsa, u ikkita varaq sifatida tartib
raqami bilan belgilanadi. Alohida varaqqa yozilgan ustxat (rezolyusiya) tegishli
hujjatga yelimlanadi va unga alohida tartib raqami beriladi.
151. Muqovadagi sana yig‘majildning yuritish
boshlangan va tugallangan
kun, oy va yiliga muvofiq kelishi kerak.
Bir necha jildlardan (qismlardan) iborat bo‘lgan yig‘majildlar muqovalariga
har qaysi jild (qism) hujjatlarning oxirgi sanasi qo‘yib chiqiladi.
Hujjatlar yigʻmajildi muqovasi mazkur Yoʻriqnomaning 5-ilovasiga
muvofiq shaklda yozuvlari aniq va oʻchmaydigan qora rangda rasmiylashtirilishi
lozim.
152. Tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlarni to‘plash, ularni arxivga topshirishga
tayyorlash, saqlash hamda yo‘q qilish texnikumda arxiv ishini tashkil etish tartibiga
muvofiq amalga oshiriladi.
