|
Elektron hujjat almashish tizimlari
|
| bet | 4/8 | | Sana | 29.05.2024 | | Hajmi | 1,35 Mb. | | #256776 |
Bog'liq Zuxriddin Электрон ҳужжат айланиш тизимларининг таҳлилиElektron hujjat almashish tizimlari. Elektron hujjat almashish tizimlari O‘zbekiston Respublikasining “Elektron hujjat aylanishi to‘g‘risida”gi 2004 yil 29 apreldagi 611-II son Qaroriga binoan quyidagicha ta’riflanadi va faoliyat yuritadi.
Elektron hujjat almashish tizimlari – elektron hujjatlarni axborot-kommunikatsiya tizimi orqali jo‘natish va qabul qilish jarayonlari yig‘indisi. Elektron hujjat aylanishidan bitimlar (shu jumladan shartnomalar) tuzish, hisob-kitoblarni, rasmiy va norasmiy yozishmalarni amalga oshirish hamda boshqa axborotlarni almashishda foydalanish mumkin. Turli kompaniyalarning avtomatlashtirilgan tizimlari orasida standartlashtirilgan shakldagi ish hujjatlarining (buyurtmalar, hisob raqamlari va sh.k.) ma’lum shakldagi elektron almashinuvi elektron hujjat almashinuvi tizimini belgilaydi.
Shunday qilib, elektron hujjat aylanishi tizimi (EHAT) deganda hujjatlarni uzatish, saqlash, qayta ishlash va boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish imkonini beruvchi barcha dasturiy va texnik vositalar kompleksi tushuniladi.
Hozirgi kunda dunyo miqyosida elektron hujjat almashinuvi tizimini yaratish va rivojlantirish bo‘yicha bir qator kompaniyalar tomonidan dasturiy mahsulotlar ishlab chiqilgan: Directum, Docs Fusion, Docs Open, CyberDocs, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint ,Portal Server Optima, Workflow, “BOSS-Referent”, “Delo”, “Yevfrat”, “Optima”, DocFlow (NCI Project), NauDoc (Deter Technologies), Documentum 5.0 (Documentum), Lotus Domino.doc, Globus Professional, Livelink ECM, Naumen DMS, PayDox va x.k[23].
Elektron hujjat almashinuvini korxona va tashkilotlar miqyosiga nisbatan olib qaraydigan bo‘lsak ularni mos ravishda quyidagi turlarga bo‘lish mumkin: keluvchi hujjatlar; chiquvchi hujjatlar; ichki hujjatlar;
Keluvchi hujjatlar – bu korxonaga keluvchi hujjat hisoblanadi. Ko‘pgina keluvchi hujjatlar ularga qaytariladigan javob sifatida, ma’lum bir muddatda bajariladigan chiquvchi hujjatlarning yaratilishiga sabab bo‘ladi. Bu bajariladigan javob muddati korxonada o‘rnatilgan me’yoriy hujjatlar asosida yoki hujjatda keltirilgan vaqt asosida amalga oshiriladi.
Chiqadigan hujjatlar – korxonadan yuborilayotgan rasmiy hujjatlar. Chiquvchi hujjatlarning katta qismini tashkilotlarga kelgan hujjatlarga javob hujjatlar hisoblanadi. Chiquvchi hujjatlarning ayrim qismi tashkilotlarning ichki hujjatlari asosida tayorlanadi. Chiquvchi hujjatlarning uncha katta bo‘lmagan qismini kiradigan hujjatlar talablari asosida tayorlanadi.
Ichki hujjatlar – rasmiy hujjatlar bo‘lib, tashkilotning tashqarisiga chiqmaydigan faqat o‘ziga tegishli bo‘lgan hujjatlar. Bu turdagi hujjatlar tashkilot faoliyatini boshqarishda ishlatiladi, chunki ular tashkilot doirasida boshqaruv masalalarini maqsadli yechishni ta’minlaydi.
Tashkilotlarda ish yuritishni to‘g‘ri tashkil qilish tezkorlikni, tejamkorlikni, tashkilotlardagi texnik-apparatdan samarali foydalanishga va ish unumdorligini oshirishga sabab bo‘ladi.
Tashkilotda ish yuritishning uchta turi mavjud: 1. Markazlashtirilgan; 2. Markazlashtirilmagan; 3. Aralash.
Bu turlardan birini tanlash tashkilot ish faoliyati, boshqaruv tizimi va boshqa xususiyatlaridan kelib chiqib tanlanadi.
Markazlashgan ish yuritish tizimida barcha turdagi hujjat ishlari bitta markaziy tugunda amalga oshiriladi, buning avfzallik tarafi hujjatni qayta ishlash sifati yuqoriligida.
Markazlashmagan ish yuritish tizimida barcha turdagi hujjat ishlari barcha bo‘linmalarda alohida amalga oshiriladi.
Aralash turdagi ish yuritish tizimida esa ma’lum bir bo‘linmalar ro‘yxatga olish, jo‘natish bilan shug‘ullansa, ba’zilari bevosita qayta ishlash bilan shug‘ullanadi.
1.2.1 rasm. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning asosiy maqsadi
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish har qanday tashkilotni raqobatbardoshlik qobiliyatini oshishida muhim qadamlardan biri bo‘lib hisoblanadi. Elektron hujjat aylanish tizimini korxonaga joriy etish hujjatlar qidirish, ularni saqlash va shunga o‘xshagan ko‘plab muammolarni oson hal etishga imkon beradi.
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish ta’lim muassasasiga 2 turdagi afzallik keltiradi: taktik va strategik.
1. Taktik afzallik- bu asosan harajatlarning qisqarishi bilan bog‘liq hisoblanadi. Buni aniqlash unchalik murakkab emas. Ya’ni elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish qancha kog‘oz hujjat saqlanadigan shkaflardan, ularni ko‘yishga ketadigan joydan, qancha vaqtdan va hujjatlarni printerdan chiqarish va ularni bir necha marotaba ko‘chirish harajatlaridan ozod qilishi hisoblanadi.
Demak taktik afzallik tashkilotga quyidagilarda ijobiy samara keltiradi:
katta maydondagi joyni bo‘shatish;
hujjatlardan nusxa ko‘chirishdagiharajatlarni qisqartirish;
hujjatlarni qog‘oz ko‘rinishda tashishga bo‘lgan harajatlarni qisqartirish;
resurslarga bo‘lgan harajatlarni qisqartirtish: xodimlar va jihozlar;
qog‘ozlarga ketadigan xarajatlarni qiskartirish;
ish unumdorligini oshirish: ishni bajarilishini tezlashtirish, umumiy bajarilgan ish hajmini oshishi, yuridik ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar bilan ishlashni yaxshilanishi, qo‘shimcha turdagi ishlar bajarish imkoniyati paydo bo‘lishi va boshqalar.
Taxminiy hisoblarga asoslangan holda elektron hujjat aylanish tizimini iqtisodiy samarasini quyidagicha hisoblaymiz. Aniqroqqiymatlarni korxonani faoliyatini chuqurroq tahlil qilganda olishimiz mumkin. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishdan taxminiy iqtisodiy samarani aniqlash uchun quyidagi ananaviy qog‘oz texnologiyalari yordamida ishlagan xodimni mehnat baxosini asos qilib olamiz:
2. Elektron hujjat aylanish tizimini strategik afzalligi bu biznes faoliyatni yaxshilash bilan bog‘likdir. Bu esa o‘z navbati agar tijorat korxonalari bo‘lsa korxona oborotini yoki foydasini o‘sishi bilan agar davlat xokimiyat organlari bo‘lsa u holda qarorlar qabul qilish, xizmatlar ko‘rsatishni yaxshilanishi bilan bog‘liq. Umuman olganda bu afzallikni aniq ifodalash ancha murakkab bo‘lib hisoblanadi.
Demak elektron hujjat aylanish tizimini strategik afzalligi quyidagilar bo‘lib hisoblanadi:
hujjatlar ustida umumiy ish qilish imkoniyati paydo bo‘ladi.;
hujjatlarni tanlash va izlashda juda katta tezlikka ega bo‘lish;
axborot xavfsizligini yuqori darajada ta’minlanganligi, ya’ni elektron hujjat aylanish tizimi bilan ishlaganda qayd qilinmagan foydalanuvchiga hech qanday tizimdan foydalanishga imkon berilmasligi;
hujjatlarni saqlash xuddi elektron hujjatni serverda saqlaganday qulay ekanligi;
hujjatlar harakatini boshqarishni yaxshilanishi.
hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirishning asosiy natijasini birinchi navbatda hujjatlar bilan ishlashdagi chalkashliklar bo‘lmasligi, biznes faoliyatni optimallashtirishi, boshqaruv qarorlarini qabul qilish vaqtini qisqarishi va tashkilotning butun ish faoliyati samaradorligini o‘sishida ko‘rishimiz mumkin.
|
| |
